Privacyverklaring “Die Original Dorfmusikanten” feitelijke vereniging

1. Welke gegevens worden verwerkt?

In het kader van de ledenadministratie bij Vlamo hebben wij uiteraard jullie gegevens nodig. Deze worden manueel online ingegeven in de databank van Vlamo. Hierdoor zijn jullie verzekerd. Het betreft:

Naam en voornaam

Adres

Geboortedatum

Telefoonnummer / GSM

e-mailadres

Toetredingsjaar in de vereniging

Rijksregisternummer

Jullie gegevens worden enkel intern gebruikt en worden uiteraard niet verspreid. Enkel de beheerders (Katharina, Geert en Lieven) kunnen deze gegevens inkijken en verwerken. Wijzigingen van jullie gegevens dienen steeds doorgegeven te worden bij de administratief verantwoordelijke (Lieven ). Binnenkort is het mogelijk dat we overstappen op het extra beveiligde UP2D8 systeem om jullie gegevens nog beter te beheren.

 

2. Waar verzamelen we jullie gegevens?

Naast de bovenvermelde Vlamolijst is er een excellbestand in google drive waar we jullie gegevens (beveiligd) bewaren. In geval er een reis wordt georganiseerd  of bij verplaatsingen met de bus,heeft de administratief verantwoordelijke een lijst / cheklist met contactgegevens bij zich. Deze gegevens worden in een map bewaard.

Op de gsm’s van Jacky De Muynk (dirigent), Lieven Casteleyn, Katharina Eloot en Geert Verhelle (beheerders) is een e-mail groep “DORFMUSIKANTEN” en telefoonlijst aangemaakt. Dit om alle leden op een vlotte manier te kunnen bereiken. De namen kunnen ook gebruikt worden voor het bijhouden / aanvullen van een checklist

(aanwezigheden, betalingen, deelnames, inschrijvingen, ….).

 

3.Wie verwerkt de gegevens?

Lieven Casteleyn is de verantwoordelijke voor de Vlamo verzekeringslijst,administratie en checklists.

Katharina Eloot beheert de gegevens omtrent de uniformen, beheert de online gegevenslijst en gsm /telefoon contactgroep.

Geert Verhelle beheert de gegevens noodzakelijk voor het financiële luik.

Jacky De Muynck (dirigent) beheert de aanwezigheden op repetities en uitstappen

 

4. Wie krijgt de gegevens?

Zoals hierboven vermeld worden jullie gegevens enkel intern gebruikt voor de verzekering of het persoonlijk contacteren indien nodig. Derden zullen nooit toegang krijgen tot jullie persoonlijke gegevens.

Naar de gemeente Pittem toe dient ook een ledenregister meegestuurd te worden voor de gemeentetoelage. Deze lijst omvat enkel jullie naam en adres.

 

5. Wat met foto’s en sociale media?

Een moderne vereniging anno 2018 moet uiteraard mee zijn met zijn tijd. Dat betekent dat we naast onze website ook een facebookpagina en eventuele andere sociale media hebben waar we op regelmatige basis wel eens foto’s posten.  Standaard gaan we er dus van uit dat foto’s van jullie gepubliceerd kunnen worden op onze facebookpagina. Wie toch verkiest liever niet op foto’s te staan moet dit schriftelijk aan de administratief verantwoordelijke (Lieven) meedelen.

 

6. Mail en communicatie

De interne communicatie naar de leden gebeurt steeds via gsm of telefoon. Wanneer een mail verstuurd wordt gebeurt dit steeds in BCC zodat de mailadressen niet zichtbaar zijn. Diegenen zonder mail adres worden op de hoogte gehouden via een  gesloten brief (via de post of rechtstreeks afgegeven aan de persoon zelf)

Dank voor jullie medewerking. Het is nogal technische materie waar jullie als muzikant weinig aan hebben. Mogen we vragen dit formulier te onderschrijven met volledige naam, te ondertekenen en terug te bezorgen aan Lieven of te mailen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

Wie verder nog vragen heeft omtrent de GDPR kan daarvoor bij de beheerders terecht.

Als lid van onze vereniging gaan we er vanuit dat  je akkoord gaat met deze verklaring. Indien je niet akkoord gaat met onze privacyverklaring dien je dit schriftelijk te laten weten aan Lieven.

Premium Partners

logo_ohm-page-001.jpg   klear_glassier.jpg